Qu’il s’agisse de communication privée ou professionnelle, nous ne pouvons désormais plus nous passer de l’e-mail. Il arrive que nous nous laissions submerger par le flot d’e-mails (parfois inutiles) et que nous nous sentions désemparés face à notre incapacité à répondre rapidement à tous les messages.
La gestion de la messagerie est devenue pour beaucoup un facteur de stress important. Simplifiez-vous la vie en suivant ces quelques conseils que je vous redonne pour mémoire :
- Limitez le nombre de boîtes de messagerie à gérer : Dressez la liste de tous les moyens dont vous disposez pour recevoir des informations. Analysez ensuite leur utilité, en les évaluant minutieusement l’un après l’autre. Éliminez ceux qui vous paraissent inutiles et cherchez à combiner ceux qui peuvent l’être.
- Limitez le temps consacré à la lecture de vos e-mails : Définissez des plages horaires ou des fréquences précises pour traiter vos e-mails. Déterminez combien de fois par jour il est nécessaire de le faire et à quel moment précis. Ne commencez pas votre journée en traitant vos e-mails avant toute autre chose, car vous risqueriez de passer à côté de vos priorités du jour. Il est impératif de désactiver les notifications d’emails pour éviter toute interruption et gagner en productivité. Efforcez-vous de ne relever vos e-mails que deux fois par jour.
- Limitez le nombre d’e-mails reçus : Réduisez les messages indésirables et inutiles en vous assurant de les transférer directement dans le courrier spam ou la corbeille. Créez des filtres pour diriger vos alertes vers les dossiers adéquats. Communiquez à vos collègues et amis votre désir de limiter le nombre d’e-mails dans votre boîte de messagerie et encouragez-les à ne plus envoyer d’e-mails humoristiques.
- Videz votre boîte de réception : Si vous avez suivi les trois conseils précédents, votre boîte de réception devrait ne contenir que les messages essentiels. Pour gérer ces derniers de manière efficace, créez un dossier temporaire pour les e-mails à traiter et répondez rapidement à ces derniers. N’hésitez pas à supprimer des e-mails qui vous paraissent peu importants et efforcez-vous de toujours finir ce que vous avez commencé.
- Soyez concis dans la rédaction de vos e-mails : Limitez votre réponse à cinq phrases et n’abordez que l’essentiel. Évitez surtout de produire des e-mails qui créeront une avalanche de messages en retour. Ayez toujours à l’esprit en rédigeant vos e-mails : « comment gagner du temps ? ».
