Devenez un présentateur captivant

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30 millions de PowerPoint sont créés chaque jour. Même si certaines voix s’élèvent pour nous dire que ce logiciel, utilisé par 90% des entreprises, appauvrit la pensée, il n’en demeure pas moins que 700 présentations sont diffusées chaque seconde dans le monde. Pas mal pour un outil qui n’a pas évolué depuis près de 30 ans. Mais PowerPoint, Keynote ou Impress ne sont que des outils qui doivent rester au service de vos idées, de vos messages.

 

La petite introduction pour se mettre en jambe

Il y a deux ans, je devais présenter les scénarios de croissance d’un groupe à partir d’un diagnostic que j’avais réalisé quelques semaines auparavant. Ma présentation était structurée en 3 temps : affronter la brutalité des faits (constats de mon diagnostic), renouer avec la croissance (présentation de 2 scénarios), monter dans le bus (propositions de mise en oeuvre). Alors que je faisais défiler les premières planches qui appuyaient mon argumentaire, le directeur général m’arrêta au bout de 10 minutes.

Puis-je vous poser une question ?
Bien entendu – répondis-je, m’attendant à une question sur la planche qui présentait les 3 chiffres clés de la performance de l’entreprise.
Cela fait 10 minutes que vous nous présentez des chiffres, et je ne me suis pas ennuyé une seule seconde. C’est clair. C’est simple. C’est beau à un point où je pense les récupérer pour faire le rapport d’activité du groupe. Vous utilisez quel logiciel ?

Cette question m’a fait sourire, et ce pour 2 raisons. La première parce que les gens pensent qu’il suffit d’utiliser un outil pour être créatif, rendre captivantes des données financières. Comme s’il existait une recette miracle. La seconde raison est que cette question était une reconnaissance. Ma présentation était efficace au point où mon auditoire ne voyait plus le travail qui avait été nécessaire pour y parvenir. Pas de recette miracle. Pas d’outil, de banque d’images, de schémas. Désolé. Les présentations, aussi simples paraissent-elles, demandent du travail. Beaucoup de travail. Je vais vous en livrer quelques secrets ici en 3 black letters.

Et le directeur général ? Les membres du comité de direction ont retenu le scénario le plus audacieux, mais le plus performant. J’ai été retenu pour les faire monter dans le bus et j’ai vendu une formation “devenir un présentateur captivant”.

 

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ECRIRE

Fermez l’ordinateur. Prenez un crayon et un papier. Une présentation commence par là. Car avant tout pour captiver votre auditoire, vous devez avoir une idée, un message à délivrer. Que voulez-vous qu’il retienne ? Des études ont démontré que les participants ne retenaient que peu de choses après une présentation. Et plus la réunion est longue, moins nous retenons d’idées, de messages, l’objectif même de la présentation. Donc que voulez-vous que votre auditoire retienne dans une heure ? Dans une semaine ?

Votre message doit être une sorte de tweet. Il doit être court, pouvoir se résumer en une phrase et se retenir facilement. Inspirez-vous des meilleurs (exemple : Steve Jobs lors de la présentation de l’iPod : Mille chansons dans la poche), mais aussi des slogans publicitaires, de vos quotidiens. Leurs “une” sont souvent une source d’inspiration. Il m’arrive souvent de prendre la “une” d’un journal, de la détourner pour marquer les esprits. Le clin d’oeil fonctionne bien pour le peu que l’on évite les sujets délicats.

 

SCENARISER

Laissez encore de côté PowerPoint, ses thèmes qui sont de véritables carcans anticréatifs, ses polices, ses tristes cliparts et ses animations bling-bling. Demandez-vous comment vous allez “vendre” votre message ? Quelle histoire allez-vous raconter pour maintenir votre auditoire en haleine, et pour qu’il retienne votre message ? Personnellement, j’utilise la technique du story-board. Comme pour un film, je dessine et reprends mes planches jusqu’à ce que je les juge suffisamment efficaces. Autrement dit : elles passent mon message. Grâce au story-board, vous mettez en scène vos idées, vous dépassez les contraintes de l’outil, vous vous exprimez. Vous devenez créatif.

C’est à ce moment que vous allez choisir ce qui va être le plus efficace pour porter votre message, et rythmer votre présentation. Les choix sont vastes : une photo seule, un paragraphe, une phrase, un mot, un symbole ou une métaphore, une analogie, une vidéo, un son, une bande sonore… Le story-board a cet avantage : il ne bride pas votre créativité. Et vous restez concentré sur l’essentiel : faire passer votre message.

 

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PRODUIRE

Une fois le story-board terminé, il est temps de le passer sous PowerPoint. Cette étape est aussi importante que les précédentes, car il s’agit ici de “produire de l’expérience”. C’est une expression que j’empreinte à Cliff Atkinson, auteur de “Beyond bullet point”. “Produire l’expérience” symbolise bien l’idée de faire vivre à votre auditoire l’histoire que vous avez créée.

C’est ici que vous allez faire prendre vie à votre story-board. Vous allez choisir les polices, couleurs, images et éventuellement les animations simplement parce qu’ils appuieront votre message et mettront en avant vos idées. C’est là où vous ne mettrez plus d’animations sur tous les objets de votre slide, mais uniquement sur un objet en particulier : celui qui sert votre message.

 

Ne confondez pas présentation et document d’étude

Votre présentation doit vendre vos messages. Elle ne doit pas être une longue litanie de chiffres, de tableaux, de textes en taille 8 (donc illisibles). Si vos messages s’appuient sur un rapport, votre présentation pour être captivante doit en faire la synthèse. Envoyez le rapport complet quelques jours avant ou au moment de votre présentation. Vous êtes là pour passer vos messages, pousser à l’action, provoquer la décision, pas pour endormir votre auditoire.

 

Suivez la règle des 3 points

Une étude montrait, il y a quelques années, que nous ne retenions que 3 points d’une présentation. Pas 4, pas 5… 3. C’est peu. Un des secrets pour garder l’attention est donc d’en faire une règle : limitez-vous à 3 messages dans votre présentation, structurez-la en 3 parties, pas plus de 3 phrases courtes par diapo, etc. Vous vous apercevrez que cela donne du rythme, que votre présentation est plus dynamique.

 

Scandez vos messages

L’attention des participants chute régulièrement toutes les 10 minutes. En clair, plus votre présentation est longue, plus vous prenez le risque que votre auditoire oublie vos messages (ou ne s’endorme). Dans ce cas, rien de plus simple : répétez-les régulièrement. Vous avez structuré votre présentation en 3 parties ? Passez un message par partie. Affichez vos 3 messages avant chacune d’entre elles, et lisez-les à chaque fois. Concluez en les affichant une dernière fois.

 

Utilisez des images

Nous retenons et comprenons mieux les informations visuelles que les textes. Si vous lisez ou écoutez un texte, il ne vous en restera que 10% trois jours plus tard. Remplacez-les par une image, et vous en garderez 65%. Choisissez une image amplifiant votre message. Etirez-la pour qu’elle remplisse toute votre diapo et placez votre texte. Choisissez une couleur pour qu’il soit lisible. Mieux. Prenez une image qui a une zone libre vous permettant de placer votre texte dessus.

 

Alternez les effets

4 diapos de textes ou de chiffres d’affilée, et l’attention de votre auditoire se relâche déjà. Alternez. Enchainez 2 diapos de textes (de 3 phrases chacune !) avec une image, un tableau ou un schéma. Donnez du rythme !

 

Utilisez 2 polices pas plus

Le choix de la police de caractères dépend de votre message et de votre personnalité. Même si vous n’en avez pas forcément conscience, la police affichée en dit long sur votre contenu et, parfois, sur vous même. Pour ne pas faire des diapos fatigantes à lire, n’utilisez que 2 polices différentes. Variez les tailles et leur grasse (caractères en gras), tout en restant harmonieux et en évitant le kitch (le fameux effet bling-bling). Je préfère personnellement utiliser une police de caractères qui peut se décliner de léger (light) à gras (bold) en passant par le normal. Par exemple : la police Helvetica ou Helvetica Neue. Faites enfin attention à leur taille. Concevez toujours des diapos pour les personnes qui seront au dernier rang. Pour vérifier si vos diapos sont lisibles, regardez-les en mode “Trieuse” ou “Table lumineuse”. Si vous arrivez à lire le texte, il y a de fortes chances pour que tout votre auditoire sache les lire aussi.

 

Soyez zen

Le “zen” évoque la simplicité et l’ordre. Concevez vos diapos comme un jardin zen : structuré, simple, dépouillé et efficace. Ne surchargez pas de cliparts moches, de machins qui clignotent, de textes en 6 couleurs différentes, en multipliant les animations, en ajoutant des petites vignettes partout, juste parce que vous souhaitez égayer une diapo un peu vide. Vous pouvez obtenir un maximum d’effet en utilisant un minimum de moyens. Restez simple et pensez “message”. Retenez-vous, réduisez et accentuez.

 

Relisez-vous

Une faute d’accord, d’orthographe, une erreur de ponctuation et c’est tout le sérieux de votre travail, l’efficacité de vos messages qui s’effondre. Vous perdez instantanément toute crédibilité. Relisez-vous et à voix haute. Cela vous permettra de corriger les fautes, de repérer les constructions grammaticales incorrectes ou lourdes, et de simplifier en supprimant les adverbes et adjectifs inutiles.

 

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Répétez

On cite souvent Steve Jobs comme un présentateur captivant, un animateur doué. Ce que l’on sait moins c’est qu’il s’enfermait plusieurs jours pour répéter ses présentations. Il n’y a pas de secret. Pour paraître naturel, ne pas lire ses diapos, ses notes, savoir quand appuyer sur le bouton “suivant” de sa télécommande tout en regardant son auditoire, il faut connaître son texte et ses enchaînements. Répéter à haute voix vous permet non seulement d’apprendre votre texte, mais aussi de vérifier l’efficacité de vos messages, et de corriger les lourdeurs de phrase (on ne parle pas comme on écrit). Dites-vous que si vous avez trop de textes à apprendre, ce sera pire pour votre auditoire.

 

Allégez

Profitez de vos répétitions, pour alléger votre discours et votre présentation. Allez à l’essentiel (vos messages). Ce qui n’appuie pas votre discours, ne renforce pas vos idées, relève du gadget, du superflu… E-li-mi-nez-le. Surveillez vos animations, on a souvent tendance à en mettre trop. Cela fatigue les yeux et les mouvements endorment.

 

Prévoyez l’imprévu

Même les présentations les mieux préparées peuvent dérailler le jour J. Une démo qui ne marche pas (elles ne marchent jamais), une connexion qui reste désespérément muette… nous avons tous connu un jour cette situation. Vérifiez chaque détail et prévoyez aussi que cela ne se passe pas comme prévu. Et une fois que le pire arrive, acceptez-le et passez à la suite sans vous entêter. Ne vous excusez pas. Enchainez. Vous seul savez ce qu’il y avait de magnifique et d’extraordinaire à ce moment. Ne laissez pas retomber le mouvement et l’intérêt que vous avez eu tant de mal à capter. Continuez.

 

Et après tout ça : Amusez-vous ! Soyez naturel

On a tous en mémoire, cet animateur en costume cravate, raide comme la justice, planté comme un piquet dans le sol et débitant sa litanie sans décrocher un sourire. Soyez captivant. Bougez, marchez, mimez, souriez… placez une anecdote, un trait d’humour… soyez vous-même. Prenez du plaisir et donnez vie à vos messages. Ce plaisir sera communicatif et vos messages n’en seront que mieux reçus et retenus.

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J'aide les dirigeants d'entreprise à créer une croissance durable de leurs affaires en fournissant des conseils perspicaces et percutants en stratégie business, marketing et organisationnelle. J'interviens auprès de Grands Groupes, de PME et de startups qui innovent dans le secteur des technologies de l'information, de la communication, de la grande et petite distribution ainsi que dans l'assurance.

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